품목코드는 한글로만 작성하는 경우에는 8자, 숫자나 영문으로만 작성하는 경우 16자 까지 입력이 가능합니다. 회사 고유의 품목코드가 없다면 5～6자리 이내의 숫자로만 이루어진 번호를 품목코드로 권합니다. 이유는 첫째, 숫자로만 이루어진 품목코드는 키보드에서 입력이 쉬우며, 둘째 보고서 중 몇몇 보고서에서 출력시 출력용지의 한계 때문에 품목코드가 너무 길면 뒷자리 일부가 보이지 않을 수도 있기 때문입니다.

바코드를 통한 거래입력을 위해 상품에 바코드가 있고, 바코드스캐너가 있다면 [바코드]란에서 스캐너로 바코드를 읽으면 바코드숫자가 입력됩니다. 없으면 입력하지 않습니다.

상품명, 제품명 또는 서비스명을 입력합니다.

품목별칭은 상품을 부르는 다른 이름이 있다면 사용합니다. 예를들어 회사내부적으로는 XYz123등 규격으로 부르는데, 외부적으로는 다른 이름으로 부른다면 그 이름을 여기에 사용합니다. 브랜드명 역시 필요한 경우에만 사용합니다. 얼마에요에서는 품목별칭과 브랜드명을 품목명과 별도로 품목을 구분하기 위해 쓰이는 색상, 중량, 길이 등 회사 내부 규격을 기재하는 란으로 활용할 수 있습니다.

품목별칭과 브랜드명 이외에 품목군(群)을 품목의 ‘분류명’으로 메뉴의 [기초관리]-[범주와분류관리]- [품목분류]에서 등록한 뒤 사용할 수 있습니다.

일반적으로 도소매에서 취급하는 상품은 모두 [일반]을 사용합니다. [제품]와 [반제품]을 선택하면 품목대장의 우측창이 열리면서 제품/반제품의 부속품을 등록할 수 있습니다. [세트]는 일종의 가상품목으로 거래에서 세트품목을 선택하면 세트품목에 포함된 실제의 품목들이 일괄 입력됩니다. (예를 들어 A,B,C 세가지 품목은 항상 같이 움직인다면 각각의 품목을 D라는 가상의 세트품목에 등록해 두면 실제 거래 입력시 D세트품목만 선택하면 실제 거래내역에는 A,B,C 3가지 품목이 자동으로 입력됩니다. [D/C]는 할인 역할을 하는 특수품목으로 몇가지 품목을 입력한 뒤 자투리 금액을 깍아 줄때 사용하며 [부가세]항목은 여러 가지 품목을 입력하고 총 공급가에 대한 부가세를 계산할 때 사용합니다. [품목구분]에서 (제품) (반제품) 또는 (세트)를 선택하면 우측창에서 해당 제품에 포함되는 부품,재료 또는 세트에 포함되는 품목을 등록할 수 있습니다.
메뉴의 [재고물류-재고부품관리]에서도 제품,반제품관리를 할 수 있습니다.

거래명세표/ 세금계산서, 견적서의 ‘단위’ 란에서 나타나게 됩니다.

‘매입단가’에는 보통 가장 많이 사용되는 단가를 입력합니다. 이 기능은 사용자의 입력을 편하게 하기 위해 있는 것으로 매입거래 입력시 품목을 선택하면 여기에 입력한 매입단가를 기준으로 단가를 자동으로 표시합니다. 실제 거래기록에서는 다른 가격으로 매입할 경우에는 키보드에서 직접 입력해 주면 됩니다. 이 항목은 재고량 보고서의 재고단가 기준이 되기도 하므로 가능하면 꼭 입력하는 것이 좋습니다.

매출단가를 입력합니다. 4등급가 이상을 입력하려면 4등급가 수량 우측의 버튼을 눌러 5등급~8등급가격을 입력할 수 있습니다. 거래처마다 등급을 지정하여 서로 다른 단가를 적용한다면, 등급가를 등록한 뒤 거래처 정보에서 어느 등급가를 적용할지를 지정해주어 편리하게 이용할 수 있습니다. 이 등급별 가격은 거래처원장의 등록화면에서 [매출가격]의 등급가와 매칭되어 해당 거래처원장에서 거래입력시 그 거래처의 등급에 해당되는 등급가격을 기본 매출단가로 표시합니다. 예를들어 [1등급가] 10,000 [수량]에 1 / [2등급가] 20000 [수량]에 2 를 입력하였다면 나중에 출고(매출)내역을 기록할 때, 이 상품을 고르면 1등급 거래처의 경우, 1등급가인 수량 1, 단가 10,000으로 자동으로 표시되며 2등급 거래처는 2등급가인 20,000원 수량은 2가 표시됩니다.

현재고량은 입력할 수 없습니다. 기초재고량 + 매입거래에서 입력한 매입수량 - 매출거래에서 입력한 매출수량의 공식으로 자동계산되어 보여집니다. 단, 환경설정에서 <재고계산 안함>옵션을 사용할 때는 현재고량은 계산하지 않으므로 이 현재고량은 의미가 없지만 보고서에서 재고관련 보고서를 출력할 때는 공식에 의해서 현재고량을 재계산하여 출력합니다.

‘최소구비량’은 회사에서 이 품목에 대한 안전재고량을 참고적으로 기록하는 항목으로 발주예측보고서에서사용합니다. 특별한 경우가 아니면 잘 사용하지 않습니다. 최소구비량을 지정해놓으면, 재고수량이 최소구비량 보다 적을 때 [품목관리대장]화면에서 [현재고량]의 숫자가 빨간색상으로 구분 표시가 되며, [물류보고]메뉴의 [재고현황 및 발주예측]보고서를 활용하여 발주량을 예측할 수도 있습니다.

‘얼마에요’에 거래를 입력하기 전의 이월재고수량을 입력합니다. 현재고를 계산할 때는 이 기초재고량을 기준으로 [기초재고량 +거래에서 입력한 매입수량 - 거래에서 입력한 매출수량]의 공식으로 현재고량을 계산하게 됩니다. [품목관리대장]에 처음 품목등록 당시에만 기초재고량을 등록할 수 있고, 품목등록이 완료된 후에는 품목관리대장에서는 다시 기초재고량을 등록하거나 수정할 수 없습니다.
만약 품목등록 당시에 기초재고량을 모른다면 일단 0으로 저장하고 사용합니다가 재고조사를 하여 현재고량을 파악한 뒤에 [기초관리-관리와운영-기초재고관리]에서 현재고량을 수정하면 기초재고량을 자동계산하여 수정해 줍니다.

기초재고의 단가를 입력합니다. 현재고량 보고서에서 기초재고금액의 기준이 됩니다.

면세품목이면 [비과세]에 체크를 합니다. 체크된 품목은 거래입력시 부가세를 계산하지 않습니다.

(안함)을 선택하면 [현재고량 보고서] 출력 리스트에서 제외됩니다. 더 이상 취급하지 않는 품목들이 재고보고서등에 계속 나타나는 것을 보이지 않도록 하기 위한 옵션입니다.

주류관련에 대해 세금계산서를 작성시 품목형식이 필요하여 주류품목인 경우 선택합니다.

1. 주류 제조수입업자 , 주류도매중개업자(슈퍼연쇄점 본지부, 농수산업협동조합, 축산업협동조합, 신용협동조합)는 주류 매출 세금계산서 또는 세금계산서합계표를 아래와 같이 작성제출하여야 합니다.(2010.4.1 개정)

가. 매출세금계산서(합계표)의 작성은 주류판매분과 기타 상품(용역 포함) 판매분을 구별하여 별지로 작성하여야 합니다.

나.주류판매분 전자세금계산서를 작성할 때에는 거래한 모든 품목에 대하여 품목명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액을 모두 기재하여야 하고,
거래 품목이 100개 이상인 때에는 별개의 전자세금계산서를 작성하여야 하며, 품목명, 규격, 수량에 대한 작성 형식은 다음과 같습니다.
　(1)품목명 : 바코드(현재 등록 사용중인 병 바코드);용도구분(2자리, 할인매장용 01, 가정용 02, 유흥음식점용 03, 기타 04);품목명칭(예시 : 8801234567890;01;○○소주)
　 (2)규격 : 용량
　 (3)수량 : 병(본) 수

다.주류판매분 매출세금계산서(합계표)의‘비고’란에는 “주류”라고 기재하여야 합니다.

라.사업자단위과세사업자의 종사업장에 주류를 공급할 때에는 종사업장별로 세금계산서를 작성하여야 하며, 전자세금계산서를 발행할 때에는 종사업장의 일련번호 4자리를 기재하여야 하고,
수동세금계산서를 발행할 때에는 ‘비고’란에 실제 주류를 공급받는 사업장 소재지 및 상호를 기재하여야 합니다.