| * 고객관리와 거래처원장의 차이점 |
| 고객관리는 거래처원장과 비슷하며 매입(입고)거래를 기록할 수 없는 매출장이라고 생각할 수 있다. 고객관리는 다음과 같은 점에서 거래처원장과 다르게 사용된다. |
| * 장부그룹에 관계없이 작동한다. |
| 경리장부인 입출금장부와 거래처원장은 장부그룹을 바꾸면 사용회사를 비롯하여 완전히 다른 내용을 보여주지만, 고객관리는 어떤 장부그룹을 사용시에도 같은 내용으로 나타난다. 그러므로 해가 바뀌어 새 장부그룹을 만들 때도 그전의 거래내역을 그대로 유지해야할 고객과의 거래내역은 고객관리에 입력하는 것이 편리하다. |
| * 고객관리의 품목대장은 현장부 그룹의 품목대장을 사용한다. |
| 그러므로 만일 A장부그룹을 사용하다 B장부그룹으로 바꾸었다면, 고객관리에서 사용하던 품목대장도 B그룹의 품목대장을 사용하게 된다. 이것은 편리할 수도 있지만, 두개의 장부그룹이 다른 품목대장을 사용할 때는 오류가 생길 수도 있으므로 주의하여야 한다. |
| * 매입(입고), 반출의 거래는 기록할 수 없다. |
| 고객관리는 매출처 위주이므로 매입(입고)와 반출 거래를 기록할 수 없다. 매입거래를 기록하려면 거래처원장을 사용해야 한다. |
| * 고객관리에서는 재고계산을 하지 않는다. |
| 고객관리에서 출고, 반입 거래를 기록해도 품목대장의 재고는 변동하지 않는다. 재고수량이 변동하는 시점은 하루의 입력이 모두 끝난뒤, 화면 하단의 [일마감결산] 단추를 통해서 경리장부로 집계내용을 보낼 때에 계산을 한다. 그러므로 일과중 고객관리에서만 출고내역을 기록할때는 품목대장에서 보이는 재고는 틀릴 수 있다. (그렇지만 대부분의 경우 소매매출에서 상품이 없는데 판매하는 경우는 별로 없을 것이다.) |
| * 기록된 거래내역은 집계하여 등록된 하나의 거래처원장과 현금출납부, 카드매출장에 집계결과를 보낼 수 있다. |
| 예를들어 금일 고객관리에서 100명의 고객에게 120건의 거래가 있었다면 세부내역은 모두 각 고객장부에 기록되고 [일마감결산]을 통하여 거래처원장과 연결하면 지정한 거래처장부(소매매출장)에 1건의 매출자료로 120건의 모든 자료가 품목별로 집계되어 수량과 금액을 계산하고, 결제내역은 지정한 현금출납부와 카드매출장에 나뉘어 자동 입력된다. |
| ◎ 고객관리 대장 |
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● 오늘 거래내역 / 일일 거래내역 /기간 거래내역 [일마감 결산처리] : 입력된 일일매출 및 수금내역을 집계하여 거래처원장과 입출금장부로 이 내용을 이기한다. 하루 동안 다수의 고객에 대한 내용도 거래처원장에 집계내역을 복사할 때는 한 거래로 집계하여 복사한다.이 [일마감 결산처리]는 설명할 내용이 많으므로 아래쪽에서 별도로 설명한다. ● 고객별 거래내역 좌측상단 트리에서 [고객별 거래내역]을 선택하면 아래쪽은 등록된 고객리스트가 나타나서, 고객을 선택하면 우측은 해당 고객의 거래내역을 보여주게 된다.이곳의 [고객찾기]는 기본적으로 이름순으로 정렬되어 있지만 이름의 첫글자가 기억나지 않는다면 와일드카드(?)를 사용하여 글자포함 찾기로 검색할 수도 있다.
"?" 표가 없으면 고객명 첫 글자부터 찾아간다. 검색후 다시 전체자료를 보려면 검색 옆의  버튼을 누른다.
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| ● 고객관리대장 (고객의 검색) |
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좌측트리에서 마지막 [정렬 및 검색]을 선택하면 우측은 등록된 고객리스트가 나타나며 트리 하단은 우측 고객들의 정렬순서를 지정한다. [①고객명순~⑤지역별고객] : 등록된 고객을 순서대로 정렬시키고 찾기를 통하여 고객을 검색할수 있도록 한다.[⑥거래잔액순] : 고객의 거래내역에서 외상잔액이 많은 고객순으로 정렬을 하여, 외상고객을 쉽게 찾을 수 있도록 한다.[⑦선택명단] : 다른 탭(Tab)에서 마우스나 키보드의 스페이스바를 이용하여 마크표시( )를 한 고객들은 이 탭에서는 모아서 보여진다. 화면좌측 하단 [전체선택]을 이용해 모든 고객을 선택한 경우 모든 고객이 여기에 들어온다. 선택명단 탭에서는 선택고객에 대해 라벨을 출력할 수 있다.
[⑧거래일자순] : 최종 거래가 일어난 고객들 순으로 정렬한다. 최근에 거래를 했는데 이름이나 상호가 기억나지 않을 때 유용하게 사용할 수 있다.‘고객리스트 메뉴’창 아래의 버튼들에 대한 설명 [번호로 고객찾기] : 고객등록시 입력했던 연락처(전화번호,이메일..등)의 번호로 고객을 검색한다. [선택고객 거래내역] : 선택막대가 위치한 고객의 거래정보 화면을 연다. 키보드의 Enter 키와 동일하게 작동하며 마우스의 더블클릭도 같은 작동을 한다. [자료선택] : 고객명 앞에 마크표시( [고객명단인쇄] : 현재 화면에 나타난 명단을 인쇄한다. [전체선택] : 현재 화면상에 표시되는 모든 고객명 앞에 마크표시( |
| ● 고객등록 |
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[등록번호(고객번호)] : 필요한 경우 고객의 등록번호를 입력할 수 있다.주민등록번호 또는 고객관리에 필요한 회사에서 사용하고 있는 체계의 고유번호도 좋다. 총 영문16자리(한글8자)의 문자,숫자를 입력할 수 있다. 그러나 이 고객관리에서의 [등록번호]는 고유한 번호를 체크하지는 않으므로 같은 번호가 두개 입력될 수 있다. [고객분류] : 필요한 경우 고객분류 번호를 지정할 수 있다. 이때 이 고객분류는 미리 등록한 번호에 한하여 사용할 수 있다.(메뉴의 [고객관리]-[고객관리 분류]에서 설정) 0번은 고객분류를 사용하지 않는다고 생각하고 넘어 간다. [등록일자] : 고객등록일로 기본적으로 오늘 날짜가 나타난다. 키보드로 수정할 수 있다.[고객명] : 가장 중요한 항목인 고객명을 입력한다.고객명은 영문 25Byte(한글12자)까지 가능하지만, 일부 화면이나 보고서에서는 화면,용지의 제약으로 일부분만 보일 수도 있다. [회사부서] : 이 항목은 사용자정의 항목으로, 기본적으로는 ‘회사부서’로 사용되지만 [고객관리]-[고객환경설정]에서 다른 이름으로 지정해 두면 지정한 이름으로 나타난다.예를 들어 ‘회사부서’ 대신 ‘근무처’로 등록해 두면 항목명이 ‘근무처’로 화면에 보이게 된다. 총 39Byte을 기록할 수 있지만 일부 화면과 보고서에서는 일부분만 보일 수 있다. [동찾기] : 고객관리에서 주소는 거래처원장에서 보다 중요하게 취급된다.동찾기에서 고객의 읍/면/리/동의 이름만 넣으면 해당 주소를 쉽게 찾아내고, 우편번호와 주소의 앞부분까지 주소 란에 자동 입력된다. 직접 자기 동네의 읍.면.동.리의 이름을 넣어보면 쉽게 알 수 있을 것이다. [특기사항/참고사항] : 필요한 경우에만 입력한다. 고객에 대해 추가적인 내용이 필요한 경우에 사용한다.[연락처] : 연락처는 별도의 조그만 리스트창을 가지고 한 고객에 대해 무한대의 연락처를 입력할 수 있다.그러나 연락처의 유형은 미리 [고객관리]-[고객 환경설정]에서 지정한 번호유형에 한정된다. 연락처의 추가는 화면 오른쪽 별도의 버튼을 이용하거나 마우스 오른쪽 버튼으로 연락처 부분을 클릭하여 [번호추가]버튼을 눌러 연락처를 추가할 수 있다. 전화번호를 수정할 때는 더블클릭으로 수정하고, 마우스 오른쪽 버튼을 통하여 삭제할 수도 있다. 거래처원장에서의 세부품목의 추가,수정 방법과 동일한다. |
| ● 거래내역 수정, 삭제 |
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각 고객에 대한 거래내역을 수정하기 위해서는 해당 거래내역에 마우스 더블클릭이나 Enter키로 수정창을 불러 모든 내역을 수정할 수 있다. 또 거래내역을 삭제할 때는 해당 거래내역에서 마우스 오른쪽 버튼을 이용해 [자료삭제]를 클릭하거나 키보드의 Delete키를 이용한다. 그러나 [일마감결산]이 끝난 뒤에 수정 또는 삭제한 거래내역의 변경에 대한 정보는 경리장부에 반영되지 않으므로 필요한 경우, 경리장부에 자동 기록된 일마감결산내역을 삭제한뒤, 다시 [일마감결산]을 하여야 한다. |
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※고객관리 관련 도움말 인터넷에서 [고객관리]와 관련된 문답 페이지로 이동합니다. |
