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자 료 백 업

 

현재 사용 중인 '얼마에요'의 데이터를 특정 장소에 백업복사 합니다.

백업된 데이터는 세계적으로 가장 많이 사용하는 ZIP 형태의 압축파일로 압축된 데이터는 얼마에요의 [백업 복원 프로그램] 뿐만 아니라 '알집', '윈집' 'RAR' 같은 일반 압축관리 프로그램으로 복원할 수도 있습니다.

 

[지정 폴더에 자료 압축하기]

하드디스크 내의 특정 폴더, 또는 기타 다른 드라이브에 DATA 방의 모든 데이터파일을 하나로 압축하여 보관합니다.

아래쪽 폴더란에 저장하고자 하는 폴더를 지정하면 해당 장소에 현재 백업한 일시인 (월일시분).ZIP 형태의 파일로 백업파일을 생성합니다.

예를들어 파일명이 '07211315.zip' 이라면 7/21일 13시15분에 생성된 파일이라는 뜻입니다.

    주의!

    지정폴더에 압축하기에서 플로피디스켓인 A: 드라이브는 지원하지 않습니다.

    최근에는 플로피디스켓의 에러율이 너무 높아 백업으로는 도저히 신뢰할 수 없는 경우가 많아 아얘 예방차원에서  A:드라이브 백업을 없앴답니다.  꼭  A:드라이브로 백업해야할 분이라면 일단 C:와 같은 하드디스크에 백업파일을 만든뒤, 다시 윈도탐색기를 이용하여 A:디스켓으로 복사를 하는 방법을 사용하시기 바랍니다.

 

[압축하여 이메일 자료전송]

현재 사용하는 컴퓨터가 인터넷에 연결되어 있고, Outlook(아웃룩) 또는 아웃룩익스프레스를 사용하여 이메일을 주고 받는 환경이라면 이곳에 상대방 이메일 주소를 넣으면 데이터를 압축하여 바로 상대방 이메일로 전송을 합니다.

즉시 전송할 것인지, 일단 아웃룩을 다시 실행하여 [보내기]를 눌러야 보낼것인지는 아웃룩의 설정에 따릅니다.

 

[자료검사 요청하기]

이 자료검사 요청하기는 사실 위 '압축하여 이메일 자료전송' 기능과 같습니다.

단지 아래쪽 주소에 얼마에요 제조원인 아이퀘스트의 고객지원 메일주소를 기본으로 넣어서 이상이 생겼을 경우, 저희 AS직원과 상담후 데이터파일의 이상이라고 판단하는 경우 손쉽게 자료를 보낼 수 있도록 만든 메뉴입니다.

이메일 주소란에 다른 주소를 넣으면 해당 이메일 주소로 데이터를 압축하여 전송합니다.

 

[현장부 그룹만]

이 옵션에 체크를 하면 위의 백업방법을 수행하면서 Data 폴더의 모든 파일을 백업하는 것이 아니고 현재 사용중인 장부그룹과 관련된 파일만을 압축, 백업합니다.

단, 이 백업방법은 장부그룹에 관한 파일을 백업하지 않으므로 다른 컴퓨터에 백업한 것을 복원 시킬 때는 반드시 그 컴퓨터에 이전에 전체백업한 내용이 있어야 합니다.  이 옵션은 주로 일단 전체백업을 한번 한 뒤에 사용하지 않는 다른 과거의 장부그룹은 사용하지 않고, 금년도 장부그룹의 내용만을 백업할 때 유용하게 사용하며, 또한 이것을 응용하여 본사에서 여러개의 장부그룹을 만들어 두고, 각 지사들의 자료를 받을 때 유용하게 사용할 수 있습니다.

본사에서 지사들의 자료를 매일 또는 매달 한번 씩 받고자 할때는 다음과 같이 미리 그룹을 맞추어 놓고 사용할 수 있습니다.

예를들어 본사에서 사용하고 있으면서 지사 A, B, C 가 있는데 매달초 각 지사의 자료를 받아 한꺼번에 관리하고자 한다면..

 

  1. 본사는 장부그룹 1번, 2, 3, 4 번을 각기 만들고 1번(본사) 2번(A사), 3번(B사), 4번(C사) 장부그룹을 만듭니다.  본사는 평상시에는 자기 그룹인 1번 장부그룹만으로 작업을 합니다.
  2. 지사 A는 1번 장부그룹을 사용치 않고 새로 만든 2번 장부그룹에 자기 지사의 거래내역을 입력합니다.
  3. 지사 B는 1,2번 장부그룹을 사용치 않고 3번 장부그룹을 만들어 그곳에 자기 지사의 거래내역을 입력합니다.
  4. 같은 방법으로 지사 C 는 4번 그룹에 거래내역을 입력합니다.
  5. 월말이 되면 지사  A는 이 [현장부그룹]옵션에 체크를 하고 [압축하여 이메일 자료전송]에 본사 이메일을 넣고 선택하면 2번 그룹의 장부내용만 압축해 본사로 보내게 될것입니다.
  6. 지사  B,C는 마찬가지로 각각 자기가 사용하는 3,4번 그룹에서 옵션을 체크하고 자료를 전송합니다.
  7. 본사는 각 지사에서 받은 메일을 풀러 DATA 방에 압축을 해제하면 각사에서 입력한 2,3,4번의장부그룹의 내용이 그대로 복사됩니다.(자기가 사용하는 1번그룹 자료는 받지 않았으므로 덮어 쓰지 않습니다)

    주의!

    본사에서 집계를 할 때 주의할 점은 본사에서 파일을 받으면 반드시 '알집' 윈집 같은 프로그램으로 각 지사에서 보낸 파일이 전체파일을 압축한 것이 아닌지 확인하고 덮어쓰기를 해야 합니다.  만일 지사에서 보낸 파일이 전체자료라면 본사에서 사용하고 있는 자기 파일을 덮어 쓰게 되므로 무척 주의해야 합니다. (복원 전에 반드시 백업을 하고 백업하는 것을 잊지 마십시요)

 

[백업과 복원 프로그램 실행]

'얼마에요'를 종료하고 별도의 백업복원 프로그램을 실행합니다.

이 백업복원 프로그램은 주로 백업했던 데이터를 [복원]하는 용도로 사용합니다. (자료가 깨져서 얼마에요를 실행할 수 없을 때는 현재의 백업 메뉴에도 들어오지 못하므로 백업복원 프로그램을 별도로 제공합니다)

 

  알아 두세요

'얼마에요'에서 제공하는 백업방법은 단순히 데이터 파일을 압축, 복사하는 것으로 백업시 데이터의 동일, 무결성 검사를 하지 않습니다. (이러한 검사까지 하는 전문 백업 프로그램은 수천만원 이상합니다)

또 정상적으로 백업이 된 경우에도 디스켓이나 저장매체의 이상으로 자료가 깨지는 경우가 훨씬 많습니다.

데이터와 백업파일의 관리는 전적으로 사용자가 직접 책임져야 하므로, 중요한 데이터 라면 백업을 한벌만 하지 말고 정확한 계획을 세워 주기적으로 여러벌 해두시기를 적극 권해 드립니다.