거래처 원장 추가
● 거래처 원장의 등록

[장부번호]

: 101번 이후의 번호로 자동부여 된다.

[장부명]

: 거래처를 구별하고 호칭하는 이름을 입력한다. 여기서 장부명은 꼭 사업자등록증 상의 상호가 아니어도 상관없다. ‘순이네, 김사장..’등 쉽게 기억하고 구별할 수 있는 이름을 입력한다. 통상 주식회사의 경우 (주)자를 뺀 상호를 입력하는 것이 일반적이다.

[거래처명]

: 사업자등록증상의 공식상호를 입력한다. 세금계산서, 거래명세표등을 발행시에는 이 상호로 인쇄가 된다.

[사업자번호]

: 프로그램에는 사업자등록번호를 체크하는 기능이 있어 잘못된 번호를 넣으면 경고화면이 나타난다.

[대표자, 사업장주소, 업태, 종목]

: 세금계산서 인쇄등 필요한 경우에 입력한다.

[동찾기]

: 읍/면/동 이름만 입력해서 쉽게 우편번호를 찾을 수 있다.
화면의 우측은 탭으로 구분되는데 필수적으로 선택해야할 내용은 [일반사항]에, 거래처별로 다양한 옵션은 [기타사항]에서 선택할 수 있다.
● 일반사항

[거래구분]

: 중요한 옵션으로 <매출처/매입처/기타거래처>중 선택한다. <기타거래처>는 매입매출처가 아닌 거래처인 경우에 사용하며 이 옵션을 선택한 경우 다음 항목인 [거래계정]에 거래처와 주로 거래하는 계정을 지정해 주어야 한다. (예: 외상으로 이용하는 문방구라면 <소모품비> / 세무사사무실의 기장료는 <지급수수료>...등등)

[거래계정]

: 이전 거래구분 옵션에서 <매입처>를 선택하면 ‘501.매입’이<매출처>를 선택하면 ‘401매출’ 계정이 자동으로 선택된다. 해당 거래처와의 거래품목 종류에 따라 직접 계정을 선택할 수 있다.

[트리구분]

: 메인 입출내역창 좌측 트리(Tree)의 거래처구분 중 어디에 소속되는지를 선택한다.
트리구분은 돋보기 버튼을 클릭하여 기본설정 구분 이외의 구분을 추가하여 선택할 수도 있다.
● 기타사항

[분류명]

등록한 매입매출처 외에 또 다른 분류로 나눌 때 사용할 수 있으며, 여기서 지정한 분류별 거래처는 [파일-거래처종합관리] 메뉴에서 분류되어 나타난다.
(‘거래처분류’는 [기타관리]-[범주와 분류관리]편을 참조하시기바란다.)

[영업담당]

영업사원 별로 담당거래처가 지정되어 있는 업종의 경우 영업담당자를 지정할 수 있다. 영업담당자는 [파일]-[관리와운영]-[사용자관리]에서 담당자를 추가, 지정할 수 있다.

[주된거래방식]

이 거래처와 매입, 매출시 주로 외상으로 거래하느냐, 아니면 즉시 결재를 하는지를 지정하는 곳이다. <현금거래>란 편의상 외상거래와 대비하기 위한 표현으로 꼭 현금이 아니어도 통장으로 즉시 결제나 카드결제인 경우도 <현금거래>를 선택한다.

[주결제장부]

거래처에 결제할 때 주로 사용하는 장부를 뜻한다. 예를들어 여기에 <1. 현금출납부>를 지정해 두면 이 거래처에서 외상대를 갚는 거래를 입력하면 결제장부에 자동으로 현금출납부가 나타난다. 이 설정 역시 사용자의 편의를 위해 만든 것이므로 실제 거래에서는 얼마든지 다른 결제 장부로 바꿀 수 있으며 넣지 않아도 된다.

[부가세 처리관행]

이 옵션은 이 업체와의 거래관행상 부가세를 별도로 계산하는지 아닌지를 지정한다.
<거래발생시 마다>로 설정을 하면 이 거래처에 매입매출 내역을 기록할 때는 금액을 입력하고 나면 자동으로 부가세 란에 부가세가 나타나게 되고, <나중에 한꺼번에>로 설정하면 부가세란이 0으로 나타난다.
이것 역시 사용자의 편의를 위한 것인 만큼 실제거래에서는 ‘보통안함’으로 기록된 거래처에서도 필요시 부가세를 별도로 기록할 수도 있다.

[거래방식]

<정액제>는 매입기준 가격을 그대로 사용하며 <정율제>를 선택한 뒤 요율을 입력하면 매입기준가에서 곱하여 금액을 계산한다.
매입가가 변동될때 마다 자동으로 매출가격이 매입가 대비 몇％로 정해지는 특수한 경우가 아니면 <정액제>를 사용한다.

[매출가격등급]

어떤 품목을 판매할 때 이 거래처에 몇 등급의 가격으로 판매할 것인가를 결정하는 것이다.
품목대장에서 새 품목을 등록할 때 거래처에 따라 기준 매출단가를 1~8등급으로 8개까지 선택하여 입력할 수 있다.
거래처마다 판매 또는 매입등급이 별도로 없다면 모두 1등급으로 지정한다. (통상 1등급은 ‘정가’표시용으로 많이 사용한다)

[전용품목장 사용]

별도의 이 거래처 만을 위한 품목리스트와 거래가격표를 만들 수도 있다.
‘전용품목’에 대해서는 도움말의 [품목관리]-[전용품목장]을 참조하시기 바란다.

[보고서 잔액]

이 옵션에서 <안함> 또는<거래종료>로 지정해 두면 이 장부의 최종잔액이 보고서의 [전거래처 잔액표] , [미수미지급현황표]의 출력에서 제외되며 [일일거래내역서]의 하단 외상잔액에서도 제외 된다.
이것은 주로 거래가 완전히 끝난 지 오래되는 거래처들이 계속해서 보고서에 출력되는 것을 막기 위한 것이다.
<거래종료>로 설정하면 주화면 좌측의 트리(Tree) 구조에서도 장부가 보이지 않게 된다.

[본지사간 거래]

이 옵션은 거래처로 등록한 거래처가 본사/지사 관계인 경우를 위한 것으로 여기서 <예>를 설정해 두면 이 거래처와의 거래시 거래입력화면 하단의 [증빙없음]에 자동으로 체크표시가 되도록 하는 역할을 한다.
이렇게 기록한 뒤 각종 보고서에서 보고서 출력시 기간설정화면에서 <증빙없음제외>로 설정을 하면 이 거래처(본사/지사)와의 거래를 출력하지 않을 수 있다.
그러나 이 옵션을 만든 것은 사용자의 편의와 요구를 수용하기 위해 만든 것으로 본/지사 관계에 있는 모든 회사들의 표준업무가 될 수는 없을 것이다.

[자동범주]

이곳에 기록해둔 글자들은 이 거래처에서 거래입력시 자동으로 [거래범주]란에 이 글자가 입력되도록 되어 있다.
주로 본사에서 현장별 거래까지 입력시 현장별로 거래를 구분하고 싶은 경우를 위한 옵션으로 필요에 따라 다른 용도로 사용할 수도 있을 것이다.

[세계발행메모]

이곳에 기록한 글자들은 동일한 금액의 세금계산서를 여러 거래처에 일괄발행시 거래처 마다 다른 메모를 적용하고 싶을 때 각 세금계산서의 메모란에 자동으로 나타나도록 할 수 있다.