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취급품목의 등록 |
'얼마에요'에서 사용하는 모든 품목은 [품목코드]에 의하여 관리됩니다. 즉 품목명이 같아도 품목코드가 다르면 컴퓨터는 완전히 다른 품목으로 인식합니다.
품목대장을 사용하지 않고 거래를 기록하려면 거래입력시 [품목코드]부분은 Tab키로 건너뛰고 [품목명]에 직접 키보드를 입력하여 사용하면 되지만 이렇게 입력된 거래는 재고, 매출원가 등의 각종 보고서에서 제외됩니다.
품목코드는 꼭 필요한가?
품목코드를 사용하지 않으면 더 편리할 것 같은데, 품목명도 많은데 품목코드까지 외워야 하나? 데이터베이스에는 왜 꼭 품목코드를 사용할까요?
첫 번째 이유는 컴퓨터가 인간보다 머리가 나쁘기 때문입니다. 수학은 잘하지만 국어는 못해서 '엄마'와 '어머니'를 다른 객체로 생각합니다.
이렇게 머리가 나쁘기 때문에 사용자가 거래품목을 입력할 때 '새우깡'을 잘못쳐서 '세우깡'으로 쳤다면 컴퓨터는 "그런 상품은 없습니다"로 생각할 것입니다. 결국 사용자가 다시 정확하게 상품명을 입력해야 합니다.. 또 상품명은 같은데 두종류가 있다면 이 역시 구분할 수 없습니다. 그래서 각각의 등록상품에 고유의 번호를 붙여두고 사용하는 것입니다.
두 번째, 품목코드를 사용하면 실제 입력보다 훨씬 빠르게 입력할 수 있습니다. '새우깡'을 입력하려면 키보드를 7번 쳐야하지만, 이 새우깡에 '01' 번이라는 번호를 품목코드로 부여해 두면 단 두 번만 치면 됩니다.
품목코드는 어떻게 부여하는 것이 좋을까?
품목코드를 부여하는 것은 업종이나 관습에 따라 다르지만 다음과 같은 점을 고려해 보시기 바랍니다.
- 가능하면 숫자로만 된 품목코드를 사용합니다. → 입력속도가 훨씬 빠릅니다.
- 품목코드는 1, 2, 3‥ 같은 방식으로 부여하지 말고, 001, 002, 003 과 같이 앞에 0을 사용해서 등록합니다. 취급할 총 품목이 천가지를 넘으면 0001, 0002, 0003 과 같이 기록하면 총 9999 가지를 등록할 수 있을 것입니다. → 이렇게 하면 각종 보고서에서 품목코드순으로 보기 좋게 출력됩니다. (취급품목이 만가지를 넘으면 00001, 00002, 00003....으로 지정합니다)
- 필요에 따라 분류가 필요하다면 맨 앞자리를 분류코드로 사용합니다.예를들면 과자류는 1001, 1002, 1003 ‥ 으로 부여하고, 식품류는 2001, 2002, 2003 과 같이 부여하면 구분이 쉽습니다.품목의 분류(일반,제품,부품,세트..)를 구분하는 것도 맨 앞자리를 이용하여 구분하는 것도 아주 좋은 생각입니다.
품목코드를 자동으로 부여 되게 하려면?
메뉴의 [기타관리]-[환경설정]-[일반사항] 탭에서 [8.품목코드 자동부여]에서 <자동부여>를 지정하면 거래추가시 품목코드를 자동으로 부여합니다. 자동부여되는 품목코드는 품목대장의 각 탭에 등록된 품목코드의 [마지막 숫자 + 1]의 형태로 부여되므로, 만일 품목구분(일반, 제품, 부품, 세트)에 따라 다른 품목코드 체제를 사용한다면 자동품목코드를 사용하실 때는 꼭 [품목구분별]탭에서 추가하시기 바랍니다.
각 탭별로 품목코드 자동부여의 원칙은 다음과 같습니다.
☞ [품목명/품목코드/브랜드탭] : 품목코드의 최종 번호에서 숫자부분을 1 증가합니다.
☞ [품목분류별 탭] : 분류별 리스트에 등록된 품목의 최종번호에서 숫자부분을 1 증가합니다.
☞ [품목구분별 탭] : 구분별 리스트에 등록된 품목의 최종번호에서 숫자부분을 1 증가합니다.
- 품목등록 화면의 항목별 설명
[품목코드] : 취급하는 품목의 품목코드를 입력합니다.재고계산이 되게 하기 위해서 품목코드는 반드시 필요하며 품목코드는 영어,문자,문자를 포함하여 최대 16자리를 사용할 수 있으나 '얼마에요'를 사용이전부터 사용하고 있는 고유의 코드가 없는한 가능하면 숫자만으로 이루어진 코드를 사용하기를 추천합니다. 영문자일 경우에는 대문자만 입력을 허용합니다.
[품 목 명] : 회사의 내부적으로 사용되는 품목명을 입력하는 것이 좋습니다.품목명은 최대 60 Byte(영문60,한글30)자 까지 입력할 수 있지만, 거래명세표나 세금계산서 보고서등에서 인쇄가능한 크기는 25 Byte이므로 가능하면 짧게 입력하는 것이 좋습니다.
[품목별칭] : '품목명'의 다른 이름이 있다면 그 이름을 입력합니다.예를들어 회사의 내부적으로는 품목명을 'XYZ123'이라고 부르지만, 외부에서는 '새우깡'이 라고 부른다면, 외부로 나가는 거래명세표등에는 XYZ123 보다는 '새우깡'으로 표시되는 것이 좋을 것입니다. 이러한 경우 내부적으로 품목을 검색할때는 품목명으로 실제 거래내역의 품목명에 들어가는 내용은 '새우깡'으로 나타나게 하기위해서는 이곳에 별칭을 입력하고, [환경설정]의 [일반사항]탭의 [거래품목에 사용할 품목대장항목]을 [품목별칭]으로 지정하면 이 항목이 사용됩니다.
[브랜드명] : 품목명과 거의 같은 의미로 이름이 브랜드이지만 품목별칭 외에 또하나의 이름이 필요하다면 이 칸을 이용합니다.품목을 표현할때 품목명보다는 규격등이 중요하게 사용될 때 여기를 사용합니다.
[분 류 명] : 품목별칭, 브랜드 이외에 별도로 품목을 분류할 수 있는 '분류'를 사용할 수 있습니다. 상품의 종류/원산지..등 여러가지 용도로 사용할 수 있습니다. 여기서 입력되는 분류는 [기타관리]-[적요/품목/거래처분류]에 등록한 내용을 선택하여 입력해야 합니다.
[품목구분] : 등록품목의 종류를 선택합니다. 각각의 옵션은 다음 역할을 합니다.
- 일반 - 일반적인 도소매 유통상품이나 취급상품, 서비스종목은 모두 <일반>을 선택합니다.
- 제품 - 제조/조립업체의 경우 여러가지 부품으로 이루어진 제품입니다. 이 <제품>을 선택하면 우측에 창이 열리면서 제품을 만드는데 소요되는 부품이나 일반상품을 선택할 수 있습니다. 제품등록은 [품목관리]-[제조부품관리]를 통하여 등록하면 더 편리하게 제품등록을 할 수 있습니다.
- 부품 - 단독으로는 판매되지 않고 제품을 만드는데 소요되는 부품들은 통상 <부품>으로 선택합니다.
- 세트 - 실제로는 존재하지 않는 특수한 품목으로 <제품>과 비슷하지만 실제 거래내역에서는 사용되지 않는 품목종류입니다. 세트로 등록하고 우측창에 세트에 포함된 실 품목코드를 등록해 두면 거래입력시 이 세트코드를 선택하면 세트에 포함된 품목들이 자동으로 입력됩니다.
- D/C - 이미 입력된 품목 전체금액에서 일부 금액을 깍아줄때 사용하는 특수코드입니다. 몇가지 품목을 사고 짜투리 일부를 깍아 줄때 사용하는 코드입니다. 이 D/C의 경우 품목코드는 어떤 형태도 상관없지만 품목코드는 '*' 품목명은 '(D/C)' 로 지정해 두면 품목대장을 열때 맨위에 위치하여 쉽게 선택할 수 있습니다.
- 부가세 - D/C와 같이 특수작용을 하는 품목구분으로 입력된 품목전체 금액에 대한 부가세를 계산하여 [부가세]란에만 입력해 주는 작용을 합니다. 매출품목 건건이 부가세를 계산하지 않고 전체 금액에 대하여 부가세를 계산할때 이 코드를 등록해 두고 사용하면 입력이 무척 편리합니다. 이 <부가세>의 경우도 품목코드는 어떤 형태도 상관없지만 품목코드를 '**' 품목명은 '(부가세)'로 지정하여 등록하면 품목대장을 열때 맨 위에 위치하여 쉽게 선택할 수 있을 것입니다.
[단 위] : 개,Box,g,m...등등 품목코드당 사용되는 단위가 있다면 여기에 입력합니다. 여기에서 사용된 단위는 세금계산서와 거래명세표에서 사용됩니다.
[매입단가/표준수량] : 경우에 따라서는 매입처에 따라 매입되는 품목의 단가도 여러가지가 있을 수도 있지만, 대부분의 경우 한품목의 매입단가는 일정하므로 가장 많이 사용되는 단가를 적습니다. 실제 거래를 입력할때 사용자가 단가를 수정할 수 있으므로 아무런 문제도 되지 않습니다. 또한 이 매입단가는 재고량보고서에서 재고금액을 계산하는 기준이 됩니다.
[1등급가~4등급가/수량] : 거래처의 매출가격등급에 따른 가격과 수량을 입력합니다.예를들어 거래처원장인 가가상사를 등록할때 [매출가격등급]에서 2등급을 설정한뒤, 출고거래에서 이 품목을 선택하면 자동으로 여기의 2등급에 설정해둔 단가와 수량이 거래추가화면에 나타나게 됩니다.
[현재고량] : 품목을 등록하는 시점의 날짜현재 재고가 있다면 이 수량을 등록합니다.'얼마에요'는 이 수량을 기준으로 앞으로의 재고를 추적하기 시작합니다.그러므로 이 '현재고량'은 사용자가 출고,입고등의 거래를 기록할때 마다 변하게 됩니다.
[최소구비량] : 다음 발주등을 위해서 항상 최소로 구비하고 있어야할 수량을 입력합니다.보고서의 [발주예측 보고서]에서 다음 발주수량을 계산할 근거로 사용됩니다.
[기초재고량] : 품목을 등록하는 시점 날짜현재의 재고수량을 등록합니다.품목을 등록할때 현재고량을 입력하면 자동으로 같은 수량이 이 '기초재고량'에 보입니다.현재고량을 앞으로 입고,출고의 거래가 있을 때마다 변동하지만 기초재고량은 변동하지 않습니다.
[기초재고단가] : 품목을 등록하는 시점(보통 년초재고)의 단가를 입력합니다.'얼마에요'는 이 기초재고량과 기초단가를 기준으로 재고보고서를 작성합니다.
[과세구분] : 농산물, 도서 같이 면세품목은 여기의 [비과세]에 체크를 합니다. 비과세 품목은 <부가세 보통함>거래처에서 입력을 해도 부가세가 나타나지 않습니다.
[보고서 재고량출력] : 간혹 재고가 몇개는 남아 있는데, 더이상 취급하지도 않고 재고보고서등에 나오면 오히려 더 눈에 거슬리는 경우가 있습니다.이 경우 여기를 <아니>로 설정해 두면 재고보고서(현재고량 보고서)에서 제외됩니다.
- 관련 도움말
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