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거래명세표 관리 & 거래명세표 작성

거래명세표는 세금계산서와 함께 상품의 입출고 시 증빙자료로 가장 많이 사용합니다. '얼마에요'에서 거래명세표는 발행을 위주로 관리됩니다. 즉 매입거래명세표는 입력할 수 없습니다. 거래명세표는 당연히 상품을 주는 쪽에서 발행하기 때문이며, 이 내용은 거래처원장에 직접 입력하면 되기 때문입니다.

 

- 가장 많은 질문들

 

Q> 거래명세표 양식지는 꼭 별도로 구입해야 하나요?

A> 세금계산서, 거래명세표를 인쇄하려면 양식지를 별도로 구입해야만 합니다. 인쇄속도, 인쇄위치, 칼라..등 많은 변명도 있지만 어쨋든 백지에 양식까지는 인쇄할 수는 없습니다.

 

Q> 거래처원장을 만들지 않고 거래명세표/세금계산서 를 발행하려면?

A> 간혹 거래처원장을 별도로 만들기는 아까운 1회성 거래에 거래명세표를 발행할 경우가 있습니다. 이때는 화면상단의 연필모양 아이콘을 클릭하여 [거래명세표 관리]를 선택한뒤, 여기서 거래명세표를 직접 발행하시면 됩니다. 세금계산서도 동일합니다.

 

Q> 인쇄시 하단 [미수금]이 나오게 하려면?

A> 거래명세표,세금계산서 의 [미수금]란은 환경설정의 옵션에 따라 달리 나타낼 수 있습니다. 메뉴의 [기타관리]-[환경설정]-[세금거래]탭에서 [미수금출력방식]이라는 옵션을 조정하면 다음번 거래명세표 발생시 옵션에 따라 거래처원장의 잔액을 나타내어 보여줍니다.

 

Q> 거래명세표에 입력한 내용을 자동으로 거래처원장/매출장에 기록하려면?

A> 거래처원장에 기록한 내용을 거래명세표로 자동으로 보낼 수는 있지만 반대로 거래명세표 입력내용을 거래처원장으로 불러 올 수는 없습니다. 생각을 반대로 하시면 간단한데 항상 거래처원장에 먼저 기록하는 습관을 들이면 어떨까요?

 

 

- 리스트화면 구성

 

 

[거래일자순] - 발행한 거래명세표를 거래일자 순서대로 정렬하여 보여 줍니다.

[거래처별] - 특정 거래처에 발행된 거래명세표 만을 모아서 보여 줍니다.

[일반고객] - 거래명세표를 발행할 때 '사업자등록번호'가 없이 발행한 거래처의 경우, 저장 전에 어떻게 할지 선택상자가 나타납니다. 이 선택상자에서 [일반고객으로 저장]을 선택하면, 바로 여기 [일반고객]탭에 저장이 됩니다.
단, 이 [일반고객]탭에 저장될 때는 사용자가 입력한 상호 외의 대표자, 주소, 업태, 종목 등의 내용은 없어지게 됩니다.

[인쇄메뉴] - 화면상에 파란색으로 선택된 자료에 대해 다음 작업을 수행합니다.

- 해당자료 거래명세표 출력 : 거래명세표 양식지로 인쇄를 다시 시도합니다.

- 세금계산서 출력및 기록 : 해당 내용을 세금계산서에 그대로 옮겨 발행하도록 합니다.

- 해당자료 청구서 출력 : 선택한 거래명세표 내용을 그대로 '청구서'로 제목을 바꾸어 인쇄합니다.

 

 

- 거래명세표 추가

 

키보드의 Insert키 또는 F2키 또는 마우스 오른쪽을 클릭하여 자료추가를 하면 거래명세표 추가창이 열립니다. 공급자란은 환경설정에서 입력된 내용이 나타나며 공급받는자는 후레쉬 모양의 아이콘을 통해 등록된 거래처를 선택할 수 있습니다. 거래처원장에 등록하지 않고 임시(1회성거래처) 거래처를 출력하려면 거래명세표 관리에서 직접 거래명세표만 출력할 수 있습니다.

 

- 거래명세표 추가화면 항목별 설명

 

 

[일자]
거래명세표 작성일 입니다.  매입매출 거래 추가화면에서 하단의 [[]거래명세표발행] 옵션을 체크하여 발행할 때는 거래일자를 기준으로 날짜가 보이며, 거래명세표 관리에서 거래처원장과 별도로 발행시에는 컴퓨터 상의 오늘날자로 나타납니다.

[공급받는자]
거래명세표를 받는 회사의 정보를 입력합니다.  이미 한 번 이상 발행했던 거래처는 사업자 번호만 입력하면 자동으로 상호,업태등을 찾아서 보여주며 신규 거래처인 경우 직접 화면상에서 입력하면 신규거래처로 등록됩니다.  공급받는자 란에서 입력할 때 입력란의 색상에 따라 이 거래처가 이미 등록된 것인지 여부를 구분할 수 있습니다.

- [흰색]은 신규거래처 또는 아직 등록되지 않은 사업자번호인 경우에 흰색바탕으로 보입니다.

- [파란색]은 등록된 거래처임을 뜻합니다.  파란색 바탕인 상태에서 사업자번호를 수정하면 새로운 거래처로 등록할지, 또는  기존 사업자번호를 수정할지 물어보고 결정한다.
 

[거래내역]
거래명세표에 인쇄될 거래내역을 입력합니다. 입력방법은 거래처원장에서 거래품목의 입력방법과 동일합니다.(Insert키/F2키 또는 마우스 오른쪽 클릭후 [자료추가]선택)
(※ 참고 : 마우스 오른쪽 메뉴에서 [품목 일괄등록]을 선택하면 품목대장에서 여러품목을 한꺼번에 선택하여 입력할 수 있습니다..)


[합계 / 입금]
거래내역 하단의 [합계/입금]란은 환경설정의 옵션에 따라 다르게 화면상에 보입니다.

[환경설정]-[용지설정]에서 거래명세표 종류를 <프로형>을 선택하면 [입금]으로 표시되어서 사용자가 매출당시 입금받은 금액을 기재할 수 있도록 되며, <표준형>을 선택하면 [합계]로 표시되어서 공급가액과 세액의 합계금액이 표시됩니다 (이경우 사용자가 직접 입력할 수 없습니다)

[미수금]
거래처원장에 입출고 거래를 통하여 세금계산서를 발행할 때는 [환경설정]-[세금거래] 탭의 [3.미수금 출력방식]의 옵션에 따라 나타나게 됩니다.

[품목코드와 품목명 / 거래일자와 품목명]
거래명세표에 실제 인쇄를 할때 용지의 품목명 자리에 [품목코드 품목명]으로 인쇄할 것인지, 아니면 각각의 품목에 대해 [날짜 품목명]으로 인쇄할 것인지를 지정합니다.
품목코드를 인쇄하지 않으려면 [환경설정]-[보고서] 탭에서 [10.품목코드 출력크기] 를 '0'으로 세팅하면 품목코드는 인쇄하지 않고 품목명만 인쇄합니다.
※ 참고
실제 거래명세표 용지크기의 한계 때문에 품목명이나 품목코드가 무척 길 경우에는 '품목코드&품목명' 모두를 출력할 수 없습니다. 이때문에 [환경설정]-[보고서]에 [10.품목코드 출력크기]를 두었으니, 일반적인 경우 사용하는 품목코드의 최대자리수가 5 자리이면 여기를 '5'로 세팅하면 빈칸을 아낄 수 있습니다.

[반지/전지 - 입금/현잔액 인쇄]
이 옵션 또한 [환경설정]-[용지설정]의 거래명세표의 종류에 따라 다르게 나타납니다.
<표준형> 거래명세표를 사용할 때는 [반지/전지] 옵션으로 나타나서 용지사이즈를 선택할 수 있습니다.
<프로형>은 [입금,현잔액 인쇄/ 입금,현잔액 인쇄안함] 으로 보이는데, 이것을 선택함으로써 프로형 거래명세표 출력양식에서 입금액/현잔액 란의 인쇄여부를 결정할 수 있습니다. ( 프로형에서는 반지 형태의 양식밖에 제공하지 않습니다.)

[담당자]
프로형 거래명세표의 '공급자'란에는 담당자를 인쇄할 수 있도록 하고 있습니다. 여기에 출력되는 담당자는 기본적으로 [환경설정]-[용지설정] 탭 하단의 [담당자출력]에서 지정한 대로 나타납니다. 그러나 출력할 당시에 인쇄할 담당자를 변경하고 싶으면 돋보기를 클릭하고 담당자리스트에서 선택하면 됩니다.

[참고사항]
프로형 거래명세표 좌측하단의 [참고사항]란에 필요한 인쇄내용이 있으면 여기에 기록하면 그대로 인쇄됩니다.

[인쇄 / 확인]
[인쇄]버튼을 사용하면 화면상의 내용을 인쇄하고 저장하며, [확인] 버튼은 인쇄는 하지 않고 저장합니다.
수기로 발행한 거래명세표의 거래내용을 기록할 때는 [확인]버튼으로 저장만 하시면 됩니다.
 


- 핫키(HotKey)

<프로형> 거래명세표 용지를 사용할때 거래명세표 추가화면 하단의 [참고사항]란을 클릭하여 커서가 깜박일때 키보드의 [F5]키를 치면 이 자리에 자동으로 "인도일자, 인도장소, 인도조건"이 나타납니다.이 따옴표 안에서 내용을 입력하면 프로형 거래명세표 우측 하단의 빈칸에 위 내용이 양식칸 안에 인쇄됩니다.

 

 

 - 관련 도움말

인터넷에서 [거래명세표] 를 검색으로 한 문답 페이지로 이동합니다.